Gestão do Tempo: Aprenda a Priorizar para uma Vida Mais Produtiva
Aprenda a gerir o seu tempo de forma eficaz, definindo prioridades e utilizando ferramentas como a matriz de Eisenhower. Transforme a sua rotina e alcance os seus objetivos com maior produtividade e bem-estar.
· 6 minutos · Dicas de Formação
Quantas vezes pensou não ter tempo para fazer algo de que realmente gosta? Provavelmente muitas mais do que gostaria. Contudo, a questão não é "não termos tempo", mas sim não o estarmos a gerir de forma eficaz.
É verdade que há momentos específicos em que não conseguimos dar conta de tudo e, por isso, adiamos algumas tarefas. No entanto, se esta é a sua rotina diária, já não se trata de um momento pontual, mas sim do seu dia a dia. Chegados a este ponto, é crucial questionar se estamos a gerir bem as 24 horas que o dia tem ou se precisamos de uma mudança.
Como assumir o controlo do seu tempo?
O primeiro aspeto a considerar é que não se trata de uma questão de tempo, mas sim de prioridades. Esta é uma verdade difícil de aceitar, pois arranjamos inúmeras desculpas a nós próprios. Contudo, pode ser um passo inicial necessário para uma nova organização.
Para aceitar esta premissa, basta mudar a forma como nos comunicamos connosco mesmos. Pode começar com um truque simples: em vez de dizer que não tem tempo para ir ao ginásio ou ler um livro, reformule a frase e diga "neste momento, ir ao ginásio e cuidar da minha saúde não é uma prioridade para mim". Isto reflete a realidade da situação. Desta forma, aperceber-se-á das suas verdadeiras prioridades e do tempo que lhes está a dedicar. Se descobrir que dedica muito tempo a coisas que não são a sua prioridade (por exemplo, trabalhar muitas horas para ganhar mais dinheiro, quando a sua prioridade é ter saúde), será necessário fazer alterações.
A Matriz de Eisenhower: Uma Ferramenta Essencial
No conhecido livro de Stephen Covey, "Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes", é descrita a matriz de gestão do tempo elaborada por Eisenhower, que ainda hoje é um modelo amplamente utilizado. Nesta matriz, as tarefas realizadas ao longo do dia são categorizadas de acordo com a sua importância e urgência. As tarefas importantes são aquelas que nos ajudam a alcançar os nossos objetivos a longo prazo, e as tarefas urgentes são as que exigem atenção imediata.
Quadrante 1: Tarefas Urgentes e Importantes São aquelas que exigem que se largue tudo e se lhes dedique de imediato. Por exemplo, preparar uma reunião urgente ou a avaria súbita de um equipamento essencial que precisa de ser reparado ou substituído com urgência.
Quadrante 2: Tarefas Importantes, mas Não Urgentes Contém tarefas importantes para alcançar os seus objetivos, mas que são mais flexíveis em termos de tempo. Ou seja, são tarefas importantes que podem ser realizadas a longo prazo. Poderão ser atividades como a preparação de uma apresentação de trabalho para daqui a duas semanas ou a prática regular de exercício físico. A longo prazo, estas tarefas contribuem para um bom desempenho profissional ou uma melhor saúde. Deveríamos dedicar o máximo de tempo possível a estas tarefas, pois, caso contrário, acabarão por se converter em tarefas importantes e urgentes, levando-nos a realizá-las de forma apressada e menos eficiente.
Quadrante 3: Tarefas Urgentes, mas Menos Importantes Estas tarefas deveriam ser delegadas, se possível, para se dar prioridade às tarefas importantes e não urgentes.
Quadrante 4: Tarefas Não Importantes nem Urgentes Contém tarefas que não são nem importantes nem urgentes, pelo que devemos tentar não as fazer ou minimizá-las ao máximo. Aqui poderíamos incluir atividades diárias como ver televisão sem propósito ou passar tempo excessivo no telemóvel sem objetivos definidos.
De acordo com esta divisão de tarefas, as pessoas produtivas são aquelas que dedicam a maior parte do seu tempo às tarefas do quadrante 2, reduzem o tempo dedicado ao quadrante 1 e minimizam os quadrantes 3 e 4. Porquê? As tarefas do quadrante 2 permitem viver a vida de forma proativa, antecipando-se aos problemas e evitando fazer tudo à pressa, com tarefas "para ontem". Além disso, são estas que o levarão a alcançar os seus objetivos, proporcionando uma sensação real de satisfação.
Conclusão
Agora que conhece esta matriz, elabore a sua própria, listando todas as tarefas ou atividades que realiza ao longo de um dia e calculando quanto tempo dedica a cada uma delas. Uma vez feito, observe e reflita sobre o que quer mudar e a que quer dedicar mais tempo. Com esta informação valiosa, resta-lhe apenas planear como o vai fazer a partir de agora.
Como pode ver, gerir melhor o seu tempo é apenas uma questão de prioridades. Reveja as suas e aproveite melhor as 24 horas que cada dia lhe oferece.